Правила использования корпоративной электронной почты

Сегодня снова практический пост, первый в 2011 году. Фактически, это упрощенная рабочая инструкция по правилам работы с корпоративной электронной почтой - что?! кто?! как?! Постарался написать о главных моментах, с примерами. А в комментариях можно и нужно делится своими примерами


Общие положения:

1. Корпоративный е-мейл должен быть у каждого сотрудника компании. Он закрепляется сразу после приема на работу. Логин в электронной почте может быть 2 видов, по должности (напр. manager@temreg.ru) или по имени/фамилии (напр. v.chehova@ukr-media.com). Е-мейл «должностного» вида,  может переходить от сотрудника к сотруднику при кадровых перестановках, «именной» - нет. Регистрируемый е-мейл утверждает непосредственный руководитель сотрудника. Пароль к почтовому ящику передается только сотруднику.


2. При выборе логина для корпоративной почты, нужно придерживается делового стиля. Правильно: oksana.bec@ukr-media.com (менеджер), personal@toplutsk.com (отдел кадров), art@ukr-media.com (отдел дизайна). Не правильно: bizon@ukr-media.com (никнейм менеджера), lapochka@temreg.ru (любимое слово секретаря)  и т.п. Тоесть сленг, никнеймы и т.д.
   


3. При использовании корпоративной почты, с помощью любого софта, обновление почтового ящика (доставка-отправление) должно происходить постоянно. Для этого сделайте соответствующие настройки в программе и активируйте функцию мгновенных сообщений о том, что пришло письмо.


4. При настройке корпоративной почты, нужно указать свое имя и фамилию, в официальной форме. Например: Сергеева Анна (а не - Сергеева Аня). Если почтовый ящик является, например почтой отдела дизайна, тогда имя и фамилия могут быть прописаны «Укр Медиа.Дизайн». В любом случае, всегда нужно помнить, что для получателей ваших писем - это поле «От», и оно должно помочь сразу понять от кого это письмо.

Ответы на письма:

1. Ответ на любое письмо клиента/партнера/сотрудника должен быть дан не позже 2 часов с момента его получения. Исключение, письма, которые были получены позже, чем за час до окончания рабочего дня.


2. При ответе на любое письмо, обязательно нужно сохранять всю историю переписки.


3. При общении с людьми не из компании, неукоснительно должна соблюдаться «рабочая инструкция по правилам общения с клиентами» (часть 2 и 3).


4. При получении от руководителя поручения, посредством электронной почты, сотрудник сразу же обязан обновить статус поручения. (принять/отклонить/уточнить и т.д.)

Подпись к письмам должна быть в следующих форматах:

От частного лица.

--
Удачного дня! (до 16.00) / Приятного вечера! (после 16.00)

С уважением,
Руководитель проекта «Temreg.Ru»
Анна Артемьева

тел.: + ... (093) … .. ..
url.: http://temreg.ru/
+ другие средства связи, на работе.


От отдела/подразделения.

--
Удачного дня! (до 16.00) / Приятного вечера! (после 16.00)

С уважением,
Отдел веб-дизайна группы компаний «Укр Медиа»

тел.: +38 (0332) 24 01 25
url.: http://ukr-media.com/